مارك تواين مي‌گويد: «بيش از 3 هفته طول مي‌كشد تا براي يك سخنراني بداهه خـوب آماده شويد.» اگر يك شخصيت برجسته ادبـي مانند مارك تـواين براي يك سخنرانـي بداهه چنيـن زماني راصـرف مي‌كند، ارائه مطالب كـاري بـراي ما عملي بسيار طاقت‌‌فرسـا خـواهد بـود. به منظور آماده شدن براي آن روز بزرگ، مي‌توانيد ويژگي‌هاي برنامه PowerPoint را با مهارت خود در ارائه مطالب تركيب سازيد. در اين مقاله به چگونگي انجام اين كار مي‌پردازيم.
1. زمان را كاهش دهيد
به منظور اينكه مطالب ارائه شده‌تان عادي و در عين حال با سازماندهي مناسب به نظر برسد، بايد آن را چندين بار مرور كنيد. براي انجام اين كار به گونه‌اي كارآمد، برنامه PowerPoint، داراي يك ويژگي با نام Rehearse Timings است. از اين ويژگي مي‌توانيد براي بررسي طول مدت زمان ارائه مطالب استفاده كرده و در ضمن اطمينان يابيد كه مدت زمان زيادي را بر روي هر اسلايد صرف نكرده‌ايد.
بدين منظور در هر يك از نماهاي Normal يا Slide Sorter، به ترتيب گزينه‌هاي Show و Rehearse Timings را انتخاب كنيد. همچنين مي‌توانيد بـا كليك روي دكمـه Rehearse Timings در نـوار ابزار Slide Sorter (كه هر زمان در نماي Slide Sorter، مطالب را مشاهده كنيد، نمايش داده مي‌شود)، آن را راه‌اندازي كنيد. به محض انجام اين كار، مطالب ارائه شده به صـورت Slide Show، آغـاز مي‌شـوند و بـا نمـايـش نـوار ابـزار Rehearse Timings، تكميل مي‌شود. در اين حالت، شما بايد به توضيح در مورد اول اسلايدتان بپردازيد؛ درست مانند آنكه اين كار را در حضور عـده‌اي از افراد انجام مي‌دهيد. با كليك ماوس به اسلايد بعدي برويد و سپس به توضيح اطلاعات موجود در اسلايد دوم بپردازيد. اين فرآيند را تا زماني كه كل مطالب ارائه شوند، تكرار كنيد.
سپس يك كادر پيام ظاهر شده و طول كلي ارائه مطالب را مشخص خواهد كرد و از شما خواهد پرسيد كه آيا مايليد اسلايدها را زمان‌بندي كنيد يا خير. دكمه Yes را انتخاب كنيد تا مطالب را در نماي Slide Sorter مشاهده كرده و ببينيد در چه مدت زماني هر اسلايد را نمايش داده‌ايد. (اگر قصد داريد مجدداً اين فرآيند را تكرار كرده و يا زمان‌بندي جديدي را اعمال كنيد، گزينه No را برگزينيد).
در نهايت، به خاطر داشته باشيد كه ويژگي Rehearse Timings فقط يك ابزار است. اگر قصد داريد اين مطالب را خودتان براي افرادي ديگر نمايش دهيد ( به جاي آنكه در كيوسك هايي نمايش داده شوند)، مي‌توانيد خودتان به صورت دستي سرعت هر اسلايد را مشخص كنيد. به منظور انجام ايـن كـار، گزيـنه‌هـاي Set Up Show > Slide Show را انتخاب كنيد.
در بخش Advance Slides، گزينه Manually را انتخاب كنيد. با كليك روي دكمه OK، كادر محاوره‌اي Set Up Show را ببنديد.
2. قدرت ليست ها (استفاده از بالت)
با قرار دادن اطلاعات بيش از حد، در هنگام ارائه مطالب خود از طريق PowerPoint ممكـن است ارائه مطالبتان را خـراب كنيد. به منظور جلوگيـري از گيـج و يا كسل شدن مخاطبـان در مواجهه با حجم زياد اطلاعات، جملات كاملي را با چندين كلمه ايجاد كرده و سپس با استفاده از بالت‌ها و بصورت ليست آنها را نمايش دهيد.
خوشبختانه، استفاده از بالت‌ها در PowerPoint آسان است. برنامه PowerPoint به طور پيش فرض از چيدمان Title And Text بـراي تمامـي اسلايدهـاي ارائه مطلب بهره مي‌گيرد. اگر روي منوي Insert و سپس New Slide كليك كنيد، PowerPoint اسلايد جديدي را با استفاده از اين چيدمان ايجـاد مي‌كند. روي كادر پايينـي اسلايد (متن) كليـك كنيد و متـن مـوردنظر براي اولين بـالت را وارد كنيد. دكمه Enter را فشار دهيد تا بالت ديگري ايجاد شود و همين روند را ادامه دهيد.
همچنين مي‌توانيد بالت‌هايي را به متن فعلي اضافه كنيد. به منظور انجام اين كار، پاراگراف‌ها را انتخاب كرده و روي دكمه Bullets در نوار ابزار Format كليك كنيد. از آنجائيكه دكمه Bullets دو حالته است، مي‌توانيد با انتخاب پاراگراف‌هاي مناسب و سپس كليك روي دكمه Bullets، بالت‌ها را حذف كنيد. به منظور تغيير نحوه ظاهر شدن بالت‌ها، بالت‌هاي موجود در اسلايد را انتخاب كرده و به ترتيب گزينه‌هاي Format و Bullets And Numbering را انتخاب كنيد. در كادر محاوره‌اي Bullets And Numbering روي زبانه Bulleted كليك كرده و يك سبك بالت را انتخاب و سپس روي OK كليك كنيد.
همچنين مي‌توانيد از يك تصوير به عنوان بالت بهره ببريد. به منظـور انجام اين كار، روي دكمه Picture در صفحه Bulleted در كادر محاوره‌اي Bullets And Numbering كليك كنيد. در كادر محاوره‌اي Picture Bullet پيمايش كنيد تا تصوير گرافيكي يا فايل مورد نظر را يافته و روي آن دابل كليك كنيد. روش ديگر براي تغييـر بالت‌ها، بزرگ‌تر يا كوچك‌تر ساختن آنها به نسبت متن است. به صورت پيش فرض، اندازه بالت‌ها، 75% اندازه متن است. به منظور افزايش (يا كاهش) اندازه آنها، بالت‌ها را انتخاب كرده و سپس كادر محاوره‌اي Bullets And Numbering راباز كنيد. در كادر متني Size مقدار در صدي (از 25% تا 400%) را وارد كرده و سپس روي OK كليك كنيد.
در صورت لزوم از اعداد استفاده كنيد
در حالي كه بالت‌ها متداول‌ترين نشانه‌گذار در برنامه PowerPoint هستند، بهتر است زماني كه قصد داريد ترتيبي را نشان دهيد(فرضاً دستور تهيه غذا يا طرز ايجاد دستگاهي را شرح دهيد)، از اعداد استفاده كنيد.
براي انجام اين كار، ابتدا پاراگراف‌ها را انتخاب كرده و سپس روي دكمه Numbering كليك كنيد. براي حذف اين اعداد، بار ديگر روي دكمه Numbering كليك كنيد. همچنين مي‌توانيد با كليك روي دكمه Bullets، از حالت اعداد به بالت سوئيچ كنيد.
3. يك تصوير برابر با هزار كلمه است
برخي مطالعات نشان داده‌اند كه افراد اطلاعات تصويري را 5 برابر بهتر از زماني كه همان اطلاعات به صورت متني در اختيار آنها قرار داده شده باشد، ياد مي‌گيرند. بنابراين چرا از تصاوير در ارائه مطلب خود استفاده نكنيد؟ به عنوان مثال، اگر قصد داريد در مورد آلودگي هواي محلي صحبت كنيد، تصاوير ماهي‌هاي مرده، بيشتر تاثير‌گذار خواهد بود تا مجموعه‌اي از آمار.
به منظور وارد كردن يك تصوير ديجيتالي، ابتدا از منوي View، گزينه Normal را انتخاب كنيد تا اسلايد در نماي Normal نمايش داده شود. سپس به ترتيب گزينه‌هاي Picture ،Insert و From File را انتخاب كنيد تا كادر محاوره‌اي Insert Picture ظاهر شود. سپس تصوير مورد نظر را يافته و روي فايل دابل كليك(2 بار کليک متوالي) كنيد تا آن را در اسلايد خود وارد كنيد.
PowerPoint به صورت خودكار، تصوير را در اسلايد قرار مي‌دهد. همچنين مي‌توانيد از دستگيره‌هاي مربوطه براي تغيير اندازه تصوير بهره گيريد و يا روي تصوير دابل كليك كنيد تا كادر محاوره‌اي Format Picture نمايش داده شود. سپس روي زبانه Size كليك كنيد و اندازه‌هاي مربوطه را در كادرهاي متني Height و Width وارد كنيد. روي OK كليـك كنيد تـا كـادر محاوره‌اي Format Picture بسته شود.
به منظور تـاثير‌گذاري بيشتر، مي‌تـوانيد در تصاويـر تغييراتي ايجاد كنيد تا به صـورت سايه‌دار روي اسلايد شما نمايش داده شوند. براي انجام اين كار، روي عكس دابل كليك كنيد تا كادر محـاوره‌اي Format Picture نمايش داده شود. روي زبانه Picture كليك كنيد، سپس روي ليست بازشوي Color در بخش Image Control كليك كرده و گزينه Wash-out را انتخاب كنيد. به منظور مشاهده نحوه نمايش تصوير، روي دكمه Preview كليك كنيد. اگر آن افكت را پسنديديد، روي عكس كليك راست كرده و از منوي ميانبر، گزينه Order and Send To Back را انتخاب كنيد.