2. شیوه چیدمان اتاق کنفرانس رایج ترین شیوه چیدمان این است که یک میز مستطیلی در وسط اتاق باشد و صندلیها در چهار طرف میز چیده شوند. با این حال، اصولاً صندلیهای اتاق کنفرانس باید به گونه ای چیده شوند که در مقابل جایگاه مخصوص یا سخنران قرار گیرند. برای یک اتاق کنفرانس با ظرفیت بالا، بهتر است از میز میان تهی استفاده گردد تا امکان ارتباط راحت بین افراد و همچنین پذیرایی میسر گردد.

3. تجهیزات اتاق کنفرانس قبل از طراحی یک اتاق کنفرانس لازم است نوع تجهیزاتی که قرار است مورد استفاده قرار گیرند تعیین گردد. اگر از سیستمهای صوتی و تصویری استفاده می شود، باید بهترین محل برای نصب این سیستم ها بررسی و تعیین گردد و همچنین مواردی چون تعیین فاصله افراد از صفحه نمایش مورد نظر قرار گرفته شوند.

4. نور اتاق کنفرانس یک اتاق کنفرانس باید از نور کافی برخوردار باشد، بجز در مواقعی که از سیستمهای تصویری استفاده می گردد که در این صورت نور اتاق باید بسیار کم باشد. باید توجه داشت که نور اتاق نباید بیش از حد زیاد باشد. بهترین نور برای یک اتاق کنفرانس، نور طبیعی غیرمستقیم، و نور لامپهای زرد ( با قابلیت تنظیم روشنایی) است. یک اتاق کنفرانس باید به تعداد کافی پنجره داشته باشد.